Forschungsverwaltung an österreichischen Universitäten: Was das eigentlich bedeutet
Stell dir vor, du bist Wissenschaftler:in und hast eine großartige Idee. Du willst sie erforschen, Daten sammeln, publizieren, Fördergelder beantragen. Aber statt dich auf die Forschung zu konzentrieren, verbringst du Stunden mit Formularen, Datenformaten, rechtlichen Vorgaben und Systemen, die nicht miteinander kommunizieren. Das ist der Alltag vieler Forscher:innen in Österreich - wenn die Forschungsverwaltung nicht gut funktioniert.
Forschungsverwaltung ist nicht nur Papierkram. Sie ist das unsichtbare Gerüst, das Forschung möglich macht. Sie sorgt dafür, dass Daten richtig gespeichert werden, dass Fördergelder ordnungsgemäß abgerechnet werden, und dass die Ergebnisse später von anderen genutzt werden können. In Österreich wurde diese Verwaltung in den letzten Jahren massiv ausgebaut - nicht aus Ideologie, sondern weil die Europäische Kommission und der Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung (FWF) strenge Regeln haben. Wer kein FAIR-Datenmanagement anbietet, bekommt keine Mittel mehr.
Die vier Säulen der Forschungsverwaltung
Es gibt vier Kernbereiche, die jede österreichische Universität abdecken muss. Erstens: Forschungsdatenmanagement (FDM). Das bedeutet nicht nur, Daten aufzubewahren. Es geht darum, sie so zu strukturieren, dass sie auffindbar, zugänglich, interoperabel und wiederverwendbar sind - kurz: FAIR. Die Universität Wien bietet dafür Beratung, Schulungen und eine eigene Plattform für die Archivierung an. Forschende lernen, welche Metadaten sie brauchen, wie sie rechtliche Hürden umgehen und welche Formate langfristig halten.
Zweitens: Forschungsdokumentation. Die Medizinische Universität Wien hat mit "Med-Fodok" ein System entwickelt, das seit 2010 alle Forschungsleistungen erfasst: Publikationen, Vorträge, Gremienarbeit, Preise. Diese Daten werden von speziellen Beauftragten geprüft und fließen in die Wissensbilanz und die Leistungsermittlung (LOM) ein. Das ist kein Kontrollinstrument - es ist eine Transparenzmaßnahme, die zeigt, was wirklich geleistet wird.
Drittens: Technologietransfer. Forschung bleibt nutzlos, wenn sie nicht in die Praxis kommt. Hier helfen die Forschungsservice-Abteilungen, Patente anzumelden, Kooperationen mit Unternehmen zu vermitteln und Spin-offs zu unterstützen. Die Universität Salzburg hat dafür eine zentrale Servicestelle, die als Anlaufpunkt für alle Forschenden fungiert.
Viertens: Compliance-Management. Wer EU-Gelder nutzt, muss die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die EU-Datenstrategie 2021/241 und die Vorgaben des österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) einhalten. Das bedeutet: Wo werden Daten gespeichert? Wer hat Zugriff? Wie lange bleiben sie? Wer haftet, wenn etwas schiefgeht? Diese Fragen werden nicht mehr von einzelnen Forscher:innen beantwortet, sondern von spezialisierten Teams in der Verwaltung.
Digitalisierung: Von Papier zu Cloud - und wo es hakt
Im Jahr 2020 hat das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) 50 Millionen Euro für digitale Transformationsprojekte an Hochschulen bereitgestellt. Seitdem hat sich viel getan. Die Universität Wien, die TU Graz und die Universität Graz haben den "digital university hub" (DUH) gegründet, um gemeinsame digitale Lösungen zu entwickeln. Der "Austrian NeuroCloud" ist ein Beispiel: Ein vertrauenswürdiges, FAIR-konformes Repositorium für neurokognitive Daten, das Forscher:innen aus ganz Österreich nutzen können.
Die meisten Universitäten haben ihre alten Systeme abgelöst. Statt lokale Server zu betreiben, ziehen sie in die Cloud. Laut Gartner (2023) wächst die Nutzung von Cloud-Lösungen jährlich um 18%. Die Kosten sind hoch - eine neue Software kostet durchschnittlich 1,2 Millionen Euro und braucht 18 bis 24 Monate Implementierungszeit. Aber der Nutzen ist größer: Forscher:innen sparen laut BMBWF 15 bis 20 Stunden pro Monat an administrativer Arbeit. Das sind über 200 Stunden pro Jahr - fast fünf volle Wochen.
Doch hier liegt das Problem. Viele Systeme funktionieren zwar technisch, aber nicht nutzerfreundlich. Eine Umfrage der UNIKO aus 2023 mit 1.247 Forscher:innen ergab: 68% sind mit den Services zufrieden. Aber 22% klagen über komplizierte Oberflächen. Und in interdisziplinären Projekten müssen Forschende durchschnittlich 3,7 verschiedene Systeme gleichzeitig nutzen. Das ist nicht Digitalisierung - das ist Fragmentierung.
Wer macht was? Die Software-Landschaft in Österreich
Es gibt keine einheitliche Lösung für alle Universitäten. Der Markt ist aufgeteilt. 45% nutzen "ResearchConnect" von Siemens Austria - ein etabliertes, teures System mit Einführungspreis von 420.000 Euro und jährlichen Lizenzkosten von 85.000 Euro. 30% setzen auf "UniResearchPro" von der österreichischen Firma Academica Solutions, das etwas günstiger ist. Die restlichen 25% haben maßgeschneiderte Lösungen mit der eigenen Zentralen Informatik entwickelt.
Die Probleme sind dieselben: Systeme sprechen nicht miteinander. Eine Forscherin, die an der Universität Wien Daten generiert und an der TU Graz auswertet, muss oft dieselben Daten zweimal eingeben. Die EU will das ändern: Für 2025 plant das BMBWF eine bundesweite Forschungsdatenplattform mit 8,5 Millionen Euro Budget. Sie soll alle Universitäten vernetzen - endlich.
Die größte Gefahr? Eine Fragmentierung der Systeme. Prof. Thomas Weber von der Universität Innsbruck warnt: Wenn jede Uni ihr eigenes System behält, kostet das den österreichischen Wissenschaftsstandort jährlich 4,7 Millionen Euro an Mehrkosten - für Integration, Schulung und Wartung.
Die KI-Revolution in der Forschungsverwaltung
Seit Januar 2024 testet die Universität Wien ein KI-System, das Forschungsdaten automatisch klassifiziert. Früher hat eine Mitarbeiterin stundenlang Metadaten eingetippt. Jetzt erkennt die KI: Das ist ein Datensatz aus einer MRI-Untersuchung, mit 120 Probanden, in DICOM-Format, unter ethischer Genehmigung Nr. 2023-145. Die manuelle Aufbereitung dauert jetzt 35% weniger Zeit.
Das DUH-Lab an der TU Graz entwickelt sogar einen "Digitalen Zwilling" für Forschungsverwaltungsprozesse. Das ist kein Modell auf Papier - es ist eine digitale Kopie, die simuliert, wie sich Änderungen in der Verwaltung auswirken. In einer Pilotphase an drei Veruchsfarmen zeigt es, wo Prozesse verstopfen, bevor sie in der Realität ausfallen.
Die Prognose des Österreichischen Instituts für Forschungspolitik ist klar: Bis 2027 wird 89% der Forschungsverwaltung digital unterstützt - heute sind es 63%. Der größte Sprung kommt bei der automatisierten Förderantragstellung (+32%) und der Datenmanagement-Planung (+28%). KI wird nicht die Verwaltung ersetzen - aber sie wird sie effizienter machen.
Was bleibt? Die menschliche Seite der Forschungsverwaltung
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Dr. Anna Müller von der Universität Linz warnt davor, dass zu viel Technik zu mehr Bürokratie führt - wenn die Prozesse nicht zuvor vereinfacht wurden. Ein System, das 20 Felder verlangt, nur weil es technisch möglich ist, ist kein Fortschritt. Es ist eine Belastung.
Die besten Erfahrungen machen Forscher:innen mit direktem Kontakt. Die Workshops zur Forschungsdatenmanagement an der Universität Wien werden von 85% der Teilnehmer:innen als "sehr hilfreich" bewertet. Warum? Weil sie von Menschen für Menschen gemacht sind. Es geht nicht nur um Software - es geht um Verständnis, um Fragen, um Vertrauen.
Die Forschungsverwaltung in Österreich ist kein perfektes System. Aber sie ist auf dem Weg. Sie ist komplex, teuer, manchmal unübersichtlich. Aber sie ist notwendig. Denn ohne sie bleibt Forschung isoliert, unvergleichbar, unverwendbar. Und das wäre der größte Verlust - nicht für die Verwaltung, sondern für die Wissenschaft.
8 Kommentare
Christian Enquiry Agency
Also ich find’s krass, wie viel Papierkram wir uns heute als Wissenschaftler:innen aufhalsen – und dann noch mit Systemen, die sich nicht verstehen. Das ist nicht Digitalisierung, das ist digitale Folter. Ich hab letzte Woche 3 Stunden gebraucht, um ein Formular zu füllen, das eigentlich nur ‘ja’ oder ‘nein’ verlangt. Und nein, ich will nicht 17 Felder ausfüllen, nur weil jemand dachte, ‘mehr Daten = besser’.
Petra Möller
ICH KANN NICHT MEHR!!!
Ich hab gestern wieder ein Formular abgeschickt, das mich 2 Tage gekostet hat, und dann kam die Mail: ‘Bitte korrigieren Sie Metadatenfeld 8b’. WAS IST DAS FÜR EIN LEBEN? ICH WILL FORSCHEN, NICHT DATENMENSCH SEIN!!!
Die Uni Wien soll mir doch einfach eine KI schicken, die für mich den Mist macht. Ich zahle Steuern, ich will keine Bürokratie-Trainings, ich will Ergebnisse!
Andreas Krokan
Hey, ich hab da mal ne kleine Korrektur: Du schreibst ‘Datenformaten’ – das ist richtig, aber du meinst wahrscheinlich ‘Datenformate’ (Plural). Aber sonst: Volltreffer! Ich hab auch das Gefühl, dass wir uns in Systemen verlieren. Die KI-Tests in Wien sind echt der Knaller – endlich mal was, das *echt* Zeit spart. Hoffentlich kommt das bald an alle Unis.
Alexander Cheng
Ich hab jetzt seit 8 Jahren an drei Unis gearbeitet – Wien, Göttingen, Berlin – und ich sag dir: Österreich ist nicht das schlechteste Beispiel. Ja, die Systeme sind kompliziert, aber die Struktur dahinter? Die ist eigentlich solid. In Deutschland haben wir zwar weniger Formulare, aber dafür 14 verschiedene Ansprechpartner, die alle was anderes sagen. Hier hat man zumindest ein zentrales Team, das weiß, wovon es redet. Die FAIR-Regeln sind hart, aber sie verhindern, dass deine Daten in 5 Jahren unlesbar sind. Das ist kein Papierkram, das ist wissenschaftliche Nachhaltigkeit. Und wenn du die KI-Tools nutzt, spart das wirklich Zeit. Ich hab meine Metadaten-Eingabe von 6 Stunden auf 2 reduziert. Das ist kein Traum, das ist Realität. Nur… die Oberflächen sind echt arschig. Das ist das einzige, was noch kaputt ist.
Peter Rey
89% digitalisiert bis 2027? Cool. Ich wette, dann ist der nächste Schritt: KI schreibt deine Publikationen. Und du musst nur noch ‘Ja’ klicken. 🤖📚
Stephan Schär
HA! Endlich mal jemand, der’s ausspricht! 🙌 Die Systeme sind ein Albtraum, aber die Leute dahinter? Die sind meistens super! Ich hab ne Frau bei der Uni Graz kennengelernt – die hat mir ne halbe Stunde erklärt, wie man Metadaten nicht kaputt macht. Kein Chatbot. Kein FAQ. ECHTE MENSCHEN. Das ist das, was zählt. Und ja, die KI hilft – aber nur, wenn sie nicht versucht, ‘kreativ’ zu sein und ‘Daten’ als ‘Datenhuhn’ klassifiziert. 😅
Joel Lauterbach
Die 1,2 Mio. Euro pro System sind krass, aber wenn man bedenkt, dass Forscher:innen so 200h/Jahr sparen – das ist eine Rendite von 1:100. Einfach mathematisch. Die EU-Plattform 2025 könnte das wirklich ändern. Hoffentlich nicht wieder nur ein neues Silo.
Seraina Lellis
Ich find’s wichtig, dass hier auch die menschliche Seite erwähnt wird. Ich hab letztes Jahr an einem Workshop zur Datenmanagement-Einführung teilgenommen – und war total skeptisch. Aber die Dozentin hat nicht nur erklärt, wie man Metadaten setzt, sie hat auch erzählt, warum das wichtig ist – für andere, für die Zukunft, für die Wissenschaft. Das hat mich umgehauen. Es geht nicht um Regeln. Es geht um Verantwortung. Und ja, die Systeme sind mies, aber wenn man versteht, *warum* sie existieren, wird es leichter. Ich hab jetzt sogar meinen Doktoranden beigebracht, wie man einen FAIR-Datensatz erstellt. Und er hat’s verstanden. Das ist der wahre Erfolg.