Rechnung als Freiberufler: Was du wissen musst

Wenn du als Freiberufler, eine Person, die selbstständig in einem kreativen, wissenschaftlichen oder beratenden Beruf tätig ist, ohne Gewerbeschein zu arbeiten. Auch bekannt als Selbstständiger, arbeitest du nicht als Angestellter, sondern als eigenverantwortlicher Dienstleister. Das bedeutet: Du stellst Rechnungen aus – und das muss richtig sein. Eine fehlerhafte Rechnung kann dir teuer werden, denn das Finanzamt akzeptiert sie nicht als Abzug. Die Rechnung als Freiberufler, ein formelles Dokument, das die erbrachte Dienstleistung und die damit verbundenen Kosten gegenüber einem Kunden nachweist ist kein Vorschlag, sondern eine rechtliche Pflicht.

Was muss darauf stehen? Der Steueridentifikationsnummer, die eindeutige Nummer, die das Finanzamt jedem Steuerpflichtigen in Österreich zuweist ist Pflicht – nicht die Gewerbenummer, denn als Freiberufler hast du keinen Gewerbeschein. Du brauchst deinen vollen Namen, deine Adresse, die Rechnungsnummer (laufend), das Datum, die Leistungsbeschreibung, den Nettopreis, die Umsatzsteuer (falls anwendbar) und den Gesamtbetrag. Die Umsatzsteuer gilt nur, wenn du die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt. Viele Freiberufler bleiben unter der 30.000-Euro-Grenze und zahlen keine Umsatzsteuer – aber das musst du im Rechnungstext klar sagen: "Keine Umsatzsteuer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994". Wenn du sie nicht hinschreibst, wird das Finanzamt sie trotzdem berechnen – und du musst sie zahlen. Auch die Rechnungsnummer muss eindeutig und lückenlos sein. Kein "Rechnung 1", dann "Rechnung 3". Jede Rechnung braucht eine eigene, fortlaufende Nummer.

Warum ist das alles so wichtig? Weil du damit deine Einnahmen nachweist – und weil dein Kunde die Rechnung als Betriebsausgabe absetzen will. Wenn die Rechnung nicht stimmt, kann er sie nicht verbuchen, du bekommst dein Geld nicht, und das Finanzamt könnte dir eine Nachzahlung aufbrummen. Du musst die Rechnung auch mindestens sieben Jahre aufbewahren. Egal ob du als Grafiker, Coach, Übersetzer, Berater oder Therapeut arbeitest: Die Regeln gelten für alle Freiberufler in Österreich. Es gibt keine Ausnahmen. Was du hier lernst, ist nicht Theorie – es ist dein Schutz. In der folgenden Sammlung findest du konkrete Beispiele, Vorlagen und Fehler, die andere Freiberufler gemacht haben – und wie du sie vermeidest.